Welche Bedeutung haben die Werte Wochenarbeitszeit und produktive Arbeitszeit?

Definition von Wochenarbeitszeit und produktiver Arbeitszeit

Wochenarbeitszeit 

Die Wochenarbeitszeit ist die vertraglich geschuldete Arbeitszeit pro Woche und damit unter anderem die Basis für die Ermittlung des Urlaubsanspruchs des Mitarbeiters.

Produktive Arbeitszeit

Die produktive Arbeitszeit (oder abrechenbare Arbeitszeit) ist die Arbeitszeit, die tatsächlich für abrechenbare Leistungen erbracht werden. Erfahrungsgemäß kann bei einer 40-Stunden-Woche (= 8 Stunden/Tag) die abrechenbare Arbeitszeit nur mit 30-35 Stunden (= 6-7 Stunden/Tag) angesetzt werden.
Bei der Differenz handelt es sich zum Beispiel um Unterbrechungen der Arbeitszeit durch nicht zuordenbare Aktivitäten wie:

• allgemeine Organisation
• Störungen durch ungeplante Anrufe von Mandanten
• Rückfragen von Chefs oder Kollegen
• Smalltalk, Zigarettenpause
• Hard- und Softwareprobleme
• Literaturstudium

Nicht zu berücksichtigen sind an dieser Stelle Abwesenheiten, die ganztägig (oder konkret stundenmäßig) geplant werden, wie zum Beispiel Urlaub, Weiterbildungen, Reha-Aufenthalte etc.

Umgang der produktiven Arbeitszeit innerhalb von Tax Time Solutions

Die produktive Arbeitszeit ist trotz der obigen Aussagen ein Pflichtfeld! In der Planungsübersicht erscheint bei „Zu verplanende Gesamtstunden“ die tatsächliche Arbeitszeit, also der hinterlegte Wert produktive Arbeitszeit. Das führt analog dazu, dass auch Urlaubstage oder sonstige Abwesenheitstage in der Planungsübersicht mit dem reduzierten Tageswert berücksichtigt werden.

Wie ändere ich die Arbeitszeiten eines Mitarbeiters?

Änderungen der Wochen- und abrechenbaren Arbeitszeit mit Wirkung für die Zukunft sind grundsätzlich möglich – mit den oben dargestellten Konsequenzen. Im Einzelnen funktioniert die Änderung wie folgt:

In „Mitarbeiter“ > „Karl Planbar“ > „Mitarbeiter bearbeiten“ > „Stammdaten“ geben Sie die neuen Werte für „Wochenarbeitszeit (Std)“ und „abrechenbare Arbeitszeit (Std)“ ein. Diese Werte gelten ab dem letzten Änderungszeitpunkt taggenau. Unter den Mitarbeiter-Stammdaten finden Sie „Historie der Arbeitszeiten anzeigen“ mit einer chronologischen Darstellung aller vorgenommenen Änderungen der Arbeitszeiten.

Was muss ich tun, wenn eine Änderung der Arbeitszeiten nicht ab sofort gelten soll?

Beispiel: Im April 2021 sollen bereits die Anpassungen der Wochenarbeitszeit und/oder der abrechenbaren Arbeitszeit mit Wirkung ab dem 1. Oktober bis zum 31. Oktober vorgenommen werden.

In den Mitarbeiter-Stammdaten geben Sie die „neuen“ Werte für die „Wochenarbeitszeit“ und „abrechenbare Arbeitszeit“ ein. Diese Werte gelten (wenn Sie weiter nichts tun) ab dem aktuellen Änderungszeitpunkt taggenau. Da Sie die Änderung aber erst mit Wirkung ab dem 1. Oktober 2021 berücksichtigen wollen, müssen Sie in den Mitarbeiter-Stammdaten die „alten“ Werte, also die bis zum Eingabezeitpunkt und weiter bis  zum 30. September 2021 gewünschten Werte einsetzen. Anschließend sind in dem betreffenden Eintrag unter „Historie“ sowohl der Beginn  (1. Oktober 2018) als auch das Ende (31 Oktober 2018) der gewünschten Arbeitszeitanpassung einzugeben.

Sind Änderungen der Arbeitszeit rückwirkend möglich?

Grundsätzlich ist eine rückwirkende Anpassung möglich. Das ergibt in Einzelfällen Sinn, insbesondere wenn es sich um geringfügige Rückwirkungen handelt.

Beispiel: Im Verlaufe des Monats April 2018 stellt der Planungsverantwortliche oder Chef/Admin fest, dass beide Arbeitszeitenarten bereits ab dem 01. April 2018 reduziert wurden.

Eine weiter rückwirkende Anpassung ist zwar theoretisch möglich. Allerdings weisen wir ausdrücklich auf dadurch entstehende Auswertungsergebnisse hin, die zu ungewollten Schlussfolgerungen (Urlaubsanspruch, Veränderung Auslastung in der Planungsübersicht etc.) führen können.

Fallbeispiele für rückwirkende Änderungen der Arbeitszeit in Tax Time Solutions

Fall 1: Auswirkung auf Urlaubsanspruch

• Die Wochenarbeitszeit von 40 Stunden wird ab dem 1. des nächsten Monats auf 20 Stunden reduziert.
• Der Urlaubsanspruch (30 Tage p. a. = 2,5 Tage pro Monat) beträgt für die ersten 9 Monate (2,5 x 9) 22,5 Tage x 8 Stunden = 180 Stunden.
• Der Urlaubsanspruch (30 Tage p. a. = 2,5 Tage pro Monat) beträgt für die letzten 3 Monate (2,5 x 3) 7,5 Tage x 4 Stunden = 30 Stunden.

Programmseitig kann nur der Standardfall abgebildet werden. Viele individuelle Arbeitszeitmodelle machen individuelle Einzelfallberechnungen notwendig!

Fall 2: Auswirkung auf die abrechenbare Arbeitszeit

Die abrechenbare Arbeitszeit reduziert sich ab dem 1. des nächsten Monats analog zur Wochenarbeitszeit von 30 Stunden auf 15 Stunden (3 Stunden pro Tag). Analog dazu erscheinen Urlaubstage in der Planungsübersicht mit 3 Stunden.

Bitte beachten!
Bei der Abgeltung von Urlaubstagen kann es zu positiven also auch (für Arbeitnehmer) zu negativen Konsequenzen führen, wenn sich die Wochenarbeitszeit ändert und Urlaubsansprüche zeitlich nicht kongruent abgegolten werden.

Lesen Sie hierzu unser FAQ: Wie funktioniert die Darstellung der Funktion Urlaub?