Was muss ich bei der Festlegung von Zeitfenstern bzw. „Start“ und „Frist“ generell beachten?

Zunächst sollte man wissen, dass Tax Time Solutions die Möglichkeit bietet, Aufgaben und Aufgabenserien auf ein fixes Datum zu buchen. Für alle üblichen Aufgaben einer Kanzlei ist vorgesehen, dass Zeitfenster vorgegeben werden können, innerhalb deren die Aufgaben erledigt werden können. Das gilt sowohl für Einzelaufgaben als auch für Aufgabenserien (z.B. Fibu, Lohn etc.) und sogenannte Aufgabensammlungen (größere Projekte, an denen verschiedene Mitarbeiter beteiligt sind).

Für die Standardaufgaben Fibu, Lohn und Jahresabschlüsse sind spezielle Tätigkeitstypen hinterlegt, die sicherstellen, dass die Zuordnung von einzelnen Aufgaben (innerhalb einer Serie) zum zutreffenden Monat, für den die Aufgaben zu erledigen sind, erfolgt, unabhängig davon, wann die Aufgabe erledigt wird.

Fixe Termine

Typischer Fall ist hier die Planung eines JourFix, wobei Sie für „Start“ und „Frist“ dasselbe Datum erfassen.

Beispiel: Sie wählen „Aufgabenserie wöchentlich“ und geben bei „Start“ und „Frist“  jeweils den 12.01.2017 ein. Der wöchentliche Termin wird damit automatisch, beginnend ab dem Donnerstag, 12.01.2017, für alle zukünftigen Donnerstage fix geplant.

Löhne (Einzelaufgabe oder Serie)

Hier ist der Start maßgebend für die Entscheidung, welcher Monat für die Einzelaufgabe oder als erster Monat der Serie festgelegt wird.

Beispiele:

Fall 1 (Standard): Die Löhne werden im laufenden Monat FÜR den laufenden Monat bearbeitet. Sie erfassen als Start den 20.04. und als Frist den 28.04.2017. Hier gilt als Startmonat der Monat April 2017.

Fall 2: Die Löhne werden regelmäßig am Anfang des Monats für den Vormonat bearbeitet. Sie erfassen als Start der Serie  den 02.04. und als Frist den 10.04.2017. Gleichzeitig setzen Sie bei der Anlage der Serie ein Häkchen bei „DURCHFÜHRUNG FÜR DEN VERGANGENEN MONAT“. Jetzt ist gewährleistet, dass als erster Monat dieser Serie der Monat März berücksichtigt wird!

Fall 3:  Stundenlöhner, deren Löhne im Folgemonat abgewickelt werden, aber mit der Bearbeitung bereits  im lfd. Monat bereits begonnen wird: Sie erfassen als Start den 27.05. und als Frist den 08.06. Hier gilt Mai 2017 als Startmonat der Serie.

Fibu (Einzelaufgabe oder Serie)

siehe auch unter FAQ „Was ist bei der Planung von Fibu-Serien in Standardfällen zu beachten?“ Hier ist die Frist maßgebend für die Entscheidung, welcher Monat für die Einzelaufgabe oder als erster Monat der Serie festgelegt wird.

Beispiel: Für die Fibu-Serie (Aufgabenserie monatlich) wird als Start der 20.04.2017 und als Frist der 08.05.2017 erfasst. Der Monat April 2017 wird hier als Startmonat berücksichtigt. Falls in den Stammdaten des Mandantenunternehmens „Dauerfristverlängerung“ erfasst ist, gilt als Startmonat der Monat März!

Jahresabschlüsse & Steuererklärungen

Steuererklärungen

Hier ist programmseitig vorgesehen, dass im Bearbeitungsjahr grundsätzlich das Vorjahr gilt, FÜR das die Arbeiten erledigt werden.

Beispiel: Sie legen als „jährlich wiederkehrende Aufgabe“ den Jahresabschluss (JA) + (mit dem JA üblicher Weise zeitgleich zu erstellende) Steuererklärungen oder Steuererklärungen (ohne JA, z.B. ESt für Nichtunternehmer) an und erfassen als Start den 15.06. und als Frist den 30.08.2017. Hier beginnt die Serie mit 2016, obwohl beide Daten im Jahr 2017 liegen.

Frei anlegbare Tätigkeiten

Bei allen anderen Tätigkeiten entscheidet grundsätzlich das Startdatum darüber, welche Monatsbezeichnung die einzelne Aufgabe erhält.

Beispiel: Unter der Tätigkeit „Beratung“ legen Sie die Aufgabenserie „Coaching Team Mitarbeiter Rechnungswesen“ (im Mandantenunternehmen) an. Start 25.03., Frist 05.04.2017. Die erste Detailaufgabe erhält den Zusatz „Monat März“.

An dieser Stelle möchten wir Sie darüber informieren, wie in Ausnahmefällen mittels der Funktion „Aufgaben-Typ“ die zeitliche Zuordnung von Aufgaben, abweichend von den vorstehenden Standards, verändert werden kann. Ergänzend zu den 4 programmseitig vorbelegten Tätigkeiten ist beim erstmaligen Anlegen von weiteren Tätigkeiten hier ein bestimmter Aufgaben-Typ zu wählen:

• Löhne
• Fibu
• Steuererklärung
• Sonstiger Typ

Damit entscheiden Sie, nach welchen Prämissen die zeitliche Zuordnung der einzelnen Aufgaben erfolgt.

Beispiel: Sie geben bei der Anlage (Menüpunkt: Einstellungen) der neuen Tätigkeit „Beratung“ als Aufgaben-Typ „FiBu“ an. Wenn Sie nun z.B. bei der Erfassung der Aufgabenserie „Controllinggespräch“ als Start den 20.04.2017 und als Frist den 08.05.2017 eingeben, wird als Startmonat der ersten Einzelaufgabe dieser Serie (bei Dauerfristverlängerung) der März berücksichtigt (siehe vorstehendes Beispiel unter Löhne).