FAQ - Splitten, erweitern und verschieben von Aufgaben (Teil 1)

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Januar 26, 2018

Splitten, erweitern und verschieben von Aufgaben (Teil 1)

Was ist zu tun, wenn Planzeiten nicht eingehalten werden können?

Splitten und Verschieben von Aufträgen

Es liegt in der Natur der Sache, dass das Erledigen von Aufgaben nicht immer planmäßig erfolgen kann. Aufgaben werden im vorgegebenen Zeitfenster entweder komplett nicht bearbeitet oder es wird nur ein Teil des Auftrages erledigt. Was ist zu tun?

Beispiel 1: Die Bearbeitung des Jahresabschlusses 2016 (Planzeit 40 Stunden) ist für die Zeit vom 01.06. (Start) bis 31.07. (Frist) geplant. Mit der Bearbeitung wurde bis zum 30.06. noch nicht begonnen! Hier empfehlen wir, durch Anklicken der Aufgabe (unter „Aufgaben“, „Mandant“ als auch „Mitarbeiter“ möglich) das Startdatum auf den 01.07. oder später neu festzusetzen und – wenn notwendig –  auch die Frist nach hinten zu verlegen.

Beispiel 2: Gleicher Ausgangsfall! Allerdings sind bis zum 30.06. (40 % des Auftrages erledigt!) Hier raten wir, in den Details der Aufgabe „Auftrag splitten“ zu drücken.

Hinsichtlich der noch zu erbringenden Zeiten (60 % = 24 Stunden) wird automatisiert ein neuer Auftrag angeboten, wobei das Startdatum ab 01.07. (oder später) gewählt wird. Gleichzeitig ist es möglich, die „Restbearbeitungszeit “ anzupassen, wenn erwartet wird, dass statt ursprünglich kalkulierter 40 Stunden mit einer Gesamtarbeitszeit von z.B. 60 Stunden zu rechnen ist. Der „abgesplittete neue Auftrag“ ist dann mit (60 % von 60 Stunden) 36 Stunden zu budgetieren.

Der Ursprungsauftrag kann programmseitig automatisch als „abgeschlossener (Teil-)Auftrag“ im Startzeitraum Juni mit (40  % von 40 Stunden) 16 Stunden verarbeitet werden. Selbstverständlich kann hier händisch die Ist-Zeit von 24 Stunden (40 % von 60 Stunden) nachgepflegt werden.

Sowohl im Ursprungsauftrag als auch in dem abgesplitteten Auftrag wird automatische eine Bemerkung über den „Splittungs- und Verschiebevorgang“ hinterlegt.

Wir empfehlen, das Splitten von Aufgaben nur bei wesentlichen Planabweichungen vorzunehmen, also z.B. nicht, wenn 98 % des Auftrags planmäßig erledigt sind und nur – zeitaufwandsmäßig – unwesentliche Teile unerledigt sind. Hier gibt die Darstellung in der Planungsübersicht „gelbe Ansicht für die teilfertige Arbeit und Angabe des %-Satzes 98“ den eindeutigen Überblick, dass eine Nachjustierung nicht notwendig ist.