Wie importiere ich Aufgaben aus anderen Steuerberater-Systemumgebungen?

Download

Beispieldatei für Aufgabenimport (Excel-Datei)

Innerhalb von Tax Time Solutions finden Sie unter Administration (Benutzer-Rolle: Admin ist hier notwendig) den Dialog zum Importieren von Bewegungsdaten. Dabei können Sie sowohl Einzelaufgaben als auch Aufgabenserien Importieren.

Hier folgt der Import von Auftrags-Serien und Einzelaufträgen aus Datev, Agenda, Addison, BMD, CsPlus etc. Dazu nutzen Sie die Excel-Import-Datei die Sie im Support-Bereich der BTS Homepage oder am Anfang dieses FAQ’s finden. Die Spalten der Import-Datei können Sie aus einem Export eines anderen Programms befüllen.

Folgende Spalten werden durch das Import-Tool beachtet und können in das System übertragen werden (Bitte beachten Sie, dass die einzelnen Felder in diesem FAQ nicht im Einzelnen beschrieben werden. Wir verweisen hier auf unsere weiteren FAQs zu den verschieden Funktionen.)

• MandantNr (Pflichtfeld)
  Die Mandanten-Nummer muss vor dem Import in TTS eingetragen werden. Eine Übersicht der Nummer finden Sie unter „Mandaten“. Sollte ein Mandant fehlen müssen Sie diesen vor dem Import der Aufgaben anlegen.

 

• MitarbeiterNr (Pflichtfeld)
  Die Mitarbeiter-Nummer ist die Personalnummer des Mitarbeiters in TTS. Der Mitarbeiter muss zuvor in TTS angelegt werden, damit der Import erfolgreich durchgeführt werden kann. Eine Übersicht finden Sie im Bereich „Mitarbeiter“. Wir haben uns dafür entscheiden, statt des Namens des Mitarbeiters die Personalnummer des Mitarbeiters zu nutzen, um das Risiko des Verwechselns bei Namenähnlichkeiten zu vermeiden.

 

• Tätigkeit (Pflichtfeld)
  Die Tätigkeit muss exakt so benannt werden, wie Sie diese zuvor in TTS angelegt haben. Zudem muss dem Mitarbeiter die Tätigkeit zugewiesen worden sein.
• Aufgabenserie
  Bei einer Einzelaufgabe lassen Sie dieses Feld leer. Für die Anlage von Serien tragen Sie hier den Turnus ein: „jährlich“, „vierteljährlich“, „monatlich“ oder „wöchentlich“.
• Durchführung verg Monat
  Beim Anlegen der Aufgabe Löhne können Sie die „Durchführung für den vergangenen Monat“ aktivieren, in dem Sie hier „ja“ eintragen.
• Aufgabentitel
  Den Titel der Aufgabe können Sie genauer spezifizieren. Sollten Sie diesen leer lassen wird der Name der Tätigkeit eingetragen.
• Fortschritt
  Wenn mit der zu importierenden Aufgabe bereits begonnen worden ist können Sie hier den Bearbeitungsfortschritt in Prozent hinterlegen (Ohne Prozentzeichen, nur als Zahl).
• Bemerkung
  Eine detaillierte Aufgabenbeschreibung oder Bemerkung zur Aufgabe lässt sich hier hinterlegen. Automatisch wird in dieses Feld zusätzlich das Datum sowie die Uhrzeit des Imports hinzugefügt.
• Zeitplanung durch Mitarbeiter
  Sofern der Mitarbeiter die Aufgabe selber planen soll, tragen Sie in dieses Feld „ja“ ein. Der Start-Termin der Aufgabe wird in diesem Fall ignoriert oder kann leer gelassen werden!

• Start (Pflichtfeld)
  Das Start-Datum der Aufgabe. Ausnahme: Wenn „Zeitplanung durch Mitarbeiter“ gesetzt wird, ist das Start-Datum kein Pflichtfeld.

• Frist (Pflichtfeld)
  Das Frist-Datum bzw. End-Datum (Deadline) der Aufgabe.
• Fristart
  Sofern ein Frist-Datum vorhanden ist, kann hier eine Fristart hinterlegt werden. Mögliche Werte sind: „Finanzamt“, „Bank“, „Mandant“, „Sonstige“.
• Fristbemerkung
  Hier können Sie zusätzlich eine Bemerkung zur Frist hinterlegen.
• SollZeit (Pflichtfeld)
  Die Soll-Zeit kann hier als Zahl eingetragen werden. (ohne Nachkommastellen möglich oder mit max. 2 Nachkommastellen einzutragen)
• Unterlagen eingegangen am
  Hier können Sie das Datum „Unterlagen eingegangen am“ bereits vordefinieren. Bitte beachten Sie, dass dieses Feld nur beim Import von Einzelaufgaben beachtet wird, nicht beim Import von Aufgabenserien.
  

Nach erfolgtem (Test-) Import der Excel-Datei erhalten Sie eine „Vorschau des Aufgaben-Imports“. Dieser zeigt Ihnen detailliert, welche Aufgaben gefunden wurden und ob diese importiert werden können. In der Spalte „Prüf-Ergebnis“ finden Sie genau die Gründe, warum eine der Zeilen nicht importiert werden kann:

Die Informations-Symbole sind mit einem Tool-Tip ausgestattet und geben zusätzliche Infos warum dieser Wert nicht importiert werden kann. Sie können identifizierten Fehler in Ihrer Excel-Import-Datei anschließend korrigieren und den Import-Vorgang erneut starten. Die Aufgaben werden erst endgültig in Tax Time Solutions importiert, wenn Sie den Button „Aufgaben jetzt importieren“ betätigen. Es werden auch dann nur die Aufgaben importiert, die vom System geprüft und als valide markiert wurden (Prüfergebnis: Aufgabe kann importiert werden). Sie können diesen Vorgang beliebig oft wiederholen.

Wichtig:

Sollten Sie eine Import-Datei öfter importieren werden die entsprechenden Aufgaben immer neu importiert. Bereits importierte Zeilen werden vom Aufgaben-Import nicht erkannt. Sobald Sie eine Aufgabe erfolgreich importiert haben, sollten Sie diese Zeile aus der Excel-Datei entfernen.

Für den Fall, dass mehrere Mitarbeiter für unterschiedliche Mandanten- und Tätigkeits-Bereiche Daten-Importe vorbereiten sollte durch eine kanzleiinterne Anweisung sichergestellt werden, dass Doppel- oder sogar Mehrfach-Erfassungen derselben Aufgaben oder Aufgabenserie vermieden werden.