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„Schlechtes Zeitmanagement ist geschäftsschädigend“

Das Interview führte Markus Bongardt, Online Redaktion und wurde veröffentlicht vom Deubner Verlag.

Wie organisieren Sie in Ihrer Kanzlei die knappen Ressourcen Zeit und Personal? Wenn Sie – wie die meisten Ihrer Kollegen auch – noch nicht systematisch planen, dann habe ich heute einen echten Augenöffner für Sie.

Ich habe vor kurzem mit einem der führenden Experten für Kanzleimanagement gesprochen: Diplom-Finanzwirt und Steuerberater Werner Euskirchen.

Im Interview erklärt Werner Euskirchen, warum professionelle Planung und Zeitmanagement so wichtig für Ihre Kanzlei sind. Außerdem verrät er, wie einfach es sein kann, ein gut funktionierendes Planungssystem in die eigene Kanzlei zu integrieren.

Lesen Sie jetzt weiter – Herr Euskirchen gibt Ihnen ganz konkrete Tipps, mit denen Sie Ihre Kanzlei effizienter organisieren!

Herr Euskirchen, Sie beschäftigen sich seit vielen Jahren mit Prozessoptimierung in der Kanzlei und beraten Steuerberater. Wie schaut es denn in den Kanzleien aus, wie planen und verteilen die meisten Steuerberater die Aufgaben und Mandate, die anfallen?

Werner Euskirchen: Ich bin immer wieder erstaunt, wie viele meiner Kollegen ohne professionelle Projektsteuerung arbeiten. Zettelwirtschaft oder selbst erstellte Excel-Tabellen sind immer noch oft genannte Hilfsmittel. Würde man heute noch die Buchführung mit einem Taschenrechner oder mit Excel-Tabellen erledigen? Wohl nicht! Deshalb treffen da für mich immer zwei Welten zusammen: Hoch entwickelte Programme für Finanzbuchhaltung  und Steuerberechnung auf der einen Seite, Projektmanagement „auf dem Schreibblock“ auf der anderen Seite!

Der Einwand vieler Steuerberater ist ja: „Ohne systematische Planung ist es bisher doch auch immer gegangen, das lohnt sich nicht.“ Was entgegnen Sie darauf? Warum ist eine Planung mit System so wichtig für jede Kanzlei?

Ja, vielfach wird argumentiert, es habe ja bisher auch mit einer groben Planung gut geklappt. Bei Anfragen, ob ein Mandat übernommen werden kann, wird blind zugesagt – die anfallenden Aufgaben werden dann zur Not mit Überstunden oder am Wochenende erledigt. Das fördert den Stress in einer Kanzlei. Das ist aber längst nicht alles. Wenn ein Mandant kündigt, weil Termine, Fristen oder einfach Zusagen nicht eingehalten wurden, ist das Kind schon in den Brunnen gefallen. Dieser verlorene Mandant spricht darüber auch im Kollegenkreis – das kann zu weiteren Mandatsverlusten führen.

Als Kanzleiinhaber schläft man sicherlich auch ruhiger, wenn man weiß, dass die nächsten Wochen, Monate und Quartale keine bösen Überraschungen vorbringen können.

Eine schlechte Organisation führt also im schlimmsten Fall sogar zu Mandatsverlusten? 

Ja! Das ist natürlich der „worst case“. Aber jeder Kollege kennt die Situation: Zum Termin wird es immer eng! Dann passieren Fehler oder man verpasst den Termin sogar. Nicht selten kostet das den Mandanten verpasste Erstattungen oder Strafgebühren. Unzufriedene Mandanten verlassen die Kanzlei, zumal Mandanten heute sowieso viel eher wechseln als früher. Auf der anderen Seite bin ich davon überzeugt, dass eine saubere Organisation der Kanzlei ein positives Image gibt und somit für Empfehlungen sorgt. Kleine Erinnerungen vom Steuerberater, Hinweise, dass Themen offen geblieben sind – so etwas kommt extrem gut an – wenn es ein Service des Steuerberaters ist. Dazu muss die Kanzlei aber alles im Griff haben!  Übrigens: Auch die Entwicklung bei der Steuerberatervergütung tut ihr Übriges, warum eine gute Organisation mittlerweile unentbehrlich ist.

Inwiefern?

Der Schutz der Steuerberatervergütungsverordnung, die im Übrigen kaum ein Mandant versteht, ist sehr fragil geworden. Wer seine Steuerkanzlei nicht nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen leitet, kann keine gerechten Honorare ansetzen und wird daher im Wettbewerb um Mandate zu den Verlierern gehören. Staatlich verordneter Reichtum mittels Vergütungsverordnung wird bald der Vergangenheit angehören. Es wird Zeit, dass Steuerberater wie Unternehmer denken und handeln.

Kann der Steuerberater denn nicht einfach seine Datev-Tools fürs Zeitmanagement nutzen?

Die Kernkompetenzen von Datev liegen im Bereich Buchhaltung und Steuern und in diesem Bereich sind die angebotenen Programme auch wirklich gut. Im Bereich Mitarbeiter- und Mandatsplanung konnte ich allerdings keine passende Lösung finden. Das entscheidende ist, dass Datev sich vielfach in mehr oder weniger unnötiger Kleinteiligkeit verkünstelt und dadurch für Anwender der Überblick verloren geht.

Sie haben als Steuerberater selber ein Zeitmanagement-Tool entwickelt: „Tax Time Solutions“. Wie funktioniert das?

Es geht alles um Transparenz – alle laufenden Aufgaben werden den Mandaten zugeordnet und mit einem Zeitansatz und ggf. einer Frist versehen. Im zweiten Schritt wird den einzelnen Aufgaben ein Mitarbeiter zugeordnet, der die Aufgabe von seiner Qualifikation her erledigen könnte  und auch Zeit für die Aufgaben im geplanten Zeitraum hat – also nicht bereits „ausgebucht“, im Urlaub oder auf einer Fortbildung ist. Auch diese Daten werden im Tool gepflegt und sorgen für Transparenz. Im Weiteren werden die Aufgaben nach Fertigstellung getrackt, auf nahe Fristen hingewiesen und auf Terminkonflikte überprüft. Eventuell sind mit einzelnen Aufgaben Folgeaktivitäten anderer Mitarbeiter verbunden – auch hier achtet das Tool auf einen reibungslosen Ablauf. All diese Daten werden graphisch in übersichtlichen Reports in Echtzeit bereitgestellt und der Kanzleiinhaber weiß, dass er zum Beispiel beruhigt einen Urlaubsantrag genehmigen kann.

Das klingt nach einem Tool, das sich sehr stark am Tagesablauf einer Kanzlei orientiert. Wie sind Sie bei der Entwicklung vorgegangen?

Wir haben die Menschen gefragt, die das System nutzen sollen: die Kollegen. Was braucht Ihr, was nutzt Euch, wie würdet Ihr das machen, wo passieren denn die Fehler? Wir sind dann noch einen Schritt weitergegangen: Wir haben während der gesamten Programmierung immer wieder Entwickler und Anwender zusammen gebracht. Sind wir auf dem richtigen Weg, hilft Euch das? So ist ein Tool entstanden, das absolut praxisnah ist und von den Kollegen akzeptiert wird! Tools die nicht konsequent genutzt werden, helfen nicht – im Gegenteil: hier lauert wieder die Gefahr der Fehlplanung. Ein nicht eingetragener Termin, eine nicht eingetragene Aufgabe oder eine falsche Aufwandsschätzung führen zu falschen Schlüssen. Unser System ist so aus der Praxis heraus entstanden, dass die Kollegen sofort erkennen, dass es Ihnen bei der täglichen Arbeit hilft. Das ist die Basis unserer Funktionalität!

Manch ein Kollege wird vielleicht stöhnen: „Noch eine Software in der Kanzlei. Sorgt das nicht wieder für zusätzlichen Aufwand und Kosten?“

In der Tat – allerdings überwiegt der Nutzen in kürzester Zeit. Das Einspielen der Mandate über eine Schnittstelle geht rasch von der Hand. Durch die Verteilung der Administration auf mehrere Schultern ist eine durchschnittliche Kanzlei in wenigen Stunden einsatzbereit. Ich sage immer: Wenn ein Mandat gehalten werden kann, weil man eine Frist einhält, die sonst zur Kündigung geführt hätte, hat es sich schon gelohnt.

Da die Software in einer sicheren, in Deutschland gehosteten Cloud läuft, haben Kanzleien nichts mit der Datensicherung oder Updates zu tun. Das spart immensen IT Aufwand. Die operative Arbeit im Tool für den einzelnen Mitarbeiter ist im Tagesgeschäft auf wenige Minuten beschränkt – und dennoch ist der Gewinn für die Kanzlei groß.

Also auf den Punkt gebracht: Der Aufwand ist äußerst gering, sowohl hinsichtlich des Zeitaufwands für das Bedienen des Tools als auch hinsichtlich der Lizenzgebühren, die mal gerade  bei einer durchschnittlichen Vollarbeitszeit bei 0,52 Euro pro Tag liegen!

Die wichtigste Ressource einer Kanzlei, die Mitarbeiter, ihre Fähigkeiten und zeitlichen Möglichkeiten und Wünsche, sind unser Hauptaugenmerk im Hinblick auf eine optimale Kanzleiführung.  Das nebenbei zu erreichen würde unserem Anspruch nicht gerecht werden.

Übrigens: Viele unsere Kunden sind zertifiziert und haben bisher schon mit eigens entwickelten ERP Excel Programmierungen gearbeitet und sind jetzt auf unser Tool „TTS Tax Time Solutions“ umgestiegen.

Wie fallen die Reaktionen der Steuerberater aus, die Ihr Tool bereits einsetzen?

Auf den ersten Blick gemischt. Es gibt da zwei Arten von Steuerberatern: Die einen, die seit langem ein Tool wie unseres suchen – die sind dann auch schnell begeistert! Zum anderen dann noch die, die erwarten, dass mit dem Einspielen der Mandate alles von alleine passiert. So funktioniert das natürlich nicht. Aber auch diese Kollegen sind nach kurzer Zeit überzeugte Anwender!

Auf Kongressen und Messen provozieren wir gerne, um ins Gespräch zu kommen – das irritiert einige zunächst, wenn wir fragen: „Haben Sie Ihre Kanzlei eigentlich im Griff?“ Da greifen wir die Kanzleiehre an. Wenn wir uns aber vorstellen und beweisen können, erhalten wir oft die Antwort: „Sie hatten Recht, so richtig hatte ich es nicht im Griff.“

Im Übrigen möchten wir da auf die positiven Bewertungen von Kunden hinweisen, die wir auszugsweise auf unserer Homepage zeigen.

Herr Euskirchen, vielen Dank für das Gespräch.

The same prodcedure as every year?

Veröffentlicht am 10.04.2018 vom nwb-Verlag

Machen Sie heute schon Schluss mit dem Stress, der zum Jahreswechsel in Ihrer Kanzlei herrscht!

Das geht am einfachsten, wenn jeder Kanzleimitarbeiter weiß was er zu tun hat – auch außerhalb der stressgeladenen Weihnachtszeit vor dem Jahreswechsel. Dieser Beitrag zieht einen sehr schönen und treffenden Vergleich mit Leistungssport, den in der wettkampffreien Zeit wird weiter trainiert. So werden auch Sie mit Tax Time Solutions arbeiten, denn durch unsere Mitarbeitereinsatzplanung wird Ihre Kanzleiorganisation zum digitalen Kinderspiel!

Produkt-Check: TTS Tax Time Solutions

Veröffentlicht am 15.03.2018 vom nwb-Verlag

Im vergangenem Jahr haben wir zu unserem Praxis-Check aufgerufen: Im Test Tax Time Solutions (TTS) – eine Lösung für das Auslastungsmanagement und die Organisation in Steuerberaterkanzleien.
Zur Einführung in die Software fand dazu im Dezember 2017 eine persönliche Onboarding-Videositzung statt. Im Anschluss an diese Einführung hatten wir derzeit bereits einen Stimmungstest gemacht. Der erste Eindruck von der Software war überwiegend gut. Einige Probanden hielten sich mit einer Einschätzung zurück; sie wollten erst den Praxiseinsatz abwarten.
Um es gleich vorwegzunehmen: Die Tester, die Tax Time Solutions seit nunmehr zwei Monate in ihren Praxen eingesetzt haben, äußerten sich überwiegend positiv. Im Folgenden erfahren Sie die Einzelergebnisse, aufgegliedert in Produkt und Service.

DAS PRODUKT

Der Gesamteindruck vom Produkt nach zwei Monaten Praxis-Check
Der positive Eindruck überwiegt. Die Hälfte der Tester hatten einen “sehr positiven” Gesamteindruck, die übrigen beurteilen TTS “etwas positiv” oder “neutral”.

Qualität und Handhabung
Auch die Qualität der Lösung konnte überzeugen. Alle Tester bescheinigten TTS eine hohe oder gar sehr hohe Qualität.Mit der täglichen Handhabung der Software waren drei Viertel der Tester “zufrieden”, der Rest urteilte “neutral”. Ein Tester wünschte sich mehr Filter in der Anzeige der täglichen Aufgaben.

Resonanz der Mitarbeiter auf das Produkt
Die Frage nach der Resonanz der Mitarbeiter wurde überwiegend mit “neutral” beantwortet. Es drängt sich die Vermutung auf, dass die Mitarbeiter nicht in jedem Fall in den Test einbezogen wurden. Denn die, die sich zu einer Bewertung durchringen konnten, urteilten “sehr positiv” – also mit Bestnote.

Wie innovativ ist TTS?
TTS erschien der großen Mehrheit der Tester als “sehr innovativ”, ein Viertel fand das Produkt zumindest “etwas innovativ”.

Braucht man das Produkt oder braucht man es eher nicht?
Das ist eine spannende Frage und TTS besteht auch diese Nagelprobe. Zur Hälfte finden die Tester, sie brauchen das Produkt “unbedingt”. Ein Viertel der Probanden benötigt es “vielleicht”, ein weiteres Viertel ist “unentschlossen”.

Bereitschaft zur Weiterempfehlung
Angesichts des bis hierhin positiven Eindrucks nimmt es nicht wunder, dass die Testnutzer TTS durchweg an Freunde oder Kollegen weiterempfehlen würden.

Drei Viertel würden TTS kaufen
Die Tester würden TTS mehrheitlich erwerben wollen – 25 Prozent sogar mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit. Nur ein Viertel hält dies für “eher nicht wahrscheinlich”.

Ein Bericht vom nwb Verlag über Tax Time Solutions

Veröffentlicht am 29.12.2017

Im Dezember 2017 wurde es für Tax Time Solutions ernst: Im digital | steuern Produkttest wird diese Lösung zur Kanzleisteuerung in den nächsten Monaten zeigen, was sie kann.

Als ersten Schritt bekamen unsere Tester, ausnahmslos Steuerberater mit eigener Kanzlei, eine Einweisung in Form einer Online-Präsentation. d|s fragte die Tester nach ihrem ersten Eindruck.

Produkt und Service konnten überzeugen

Die Umfrage bezog sich auf zwei Kategorien: Produkt und Service. Die Tester beantworteten in jeder Kategorie jeweils die gleichen Fragen und konnten darüber hinaus in Kommentaren ihre Meinung äußern.

Die Befragung ergab, dass Tax Time Solutions sowohl als Produkt als auch mit dem Service überzeugen konnte. Da die Steuerberater von allen Aspekten die Nützlichkeit am höchsten bewerteten, kommt es fast einem Ritterschlag gleich, dass rund drei Viertel der Probanden der Software und dem Service nach ihrem ersten Eindruck einen hohen Nutzen bescheinigten.

Auslastungsmanagement ist der größte Nutzen

Was ist der größte Vorzug des Programms? „Endlich ein besserer Überblick über die Auslastung meiner Kanzlei“, so fasst ein Tester die einhellige Meinung zusammen.

Es ist wohl eine Typfrage, ob sich ein Proband leicht begeistern lässt oder zunächst Erfahrungen sammeln möchte, ehe er sich zu einem Urteil hinreißen lässt. Manche Steuerberater würden Tax Time Solutions oder den gebotenen Service stante pede weiterempfehlen, andere äußern sich zurückhaltend.

Hochwertig und innovativ

Auch bei anderen Fragen und in den Kommentaren erhärtet sich der gute erste Eindruck. Die Mehrheit der Probanden empfindet das Produkt als qualitativ hochwertig und innovativ, den Service als gelungen. Die einfache und flexible Handhabung des Tools wurde ebenfalls gelobt.

Die meisten hatten bereits Erfahrungen mit anderen Planungstools gemacht und konnten daher einen Vergleichsmaßstab anlegen.

Verbesserungspotenzial

Die Kritik hielt sich in Grenzen, aber dennoch hatten einige Probanden Verbesserungsvorschläge.

Ein Tester bemängelte, dass es keinen Abgleich zwischen Soll- und Ist-Arbeitszeiten gibt. Er schlug vor, eine Zeiterfassung, z. B. von DATEV, anzubinden, um diesen Abgleich zu ermöglichen.

Ein weiterer Teilnehmer hatte Probleme mit der Stabilität der Internetseite. Das könnte allerdings auch auf die Internetverbindung an seinem Standort zurückzuführen sein.

Ein anderer Proband war von falschen Erwartungen ausgegangen: Er hatte sich die Zusammenführung von Daten aus allen Systemen, die Abbildung eines Workflows und ein umfangreiches Controlling erhofft und war enttäuscht, dass die Software den Schwerpunkt auf der Personalplanung hat.

Fazit

Alle Probanden haben einen guten ersten Eindruck von Tax Time Solutions. Von den Vorzügen und dem Nutzwert der Lösung zeigten sich einige regelrecht begeistert. Rund die Hälfte erwägt bereits jetzt die Anschaffung des Tools. Es gab nur wenige, kleinere Kritikpunkte.

Tester und Anbieter gehen nun gemeinsam in die nächste Testphase, in der es darum geht, das Tool im Kanzleialltag einzusetzen. Hier muss Tax Time Solutions seine Vorzüge unter Beweis stellen.

Ein Bericht vom nwb Verlag über Tax Time Solutions

Veröffentlicht am 14.06.2017

Mit TTS Tax Time Solutions setzen Steuerkanzleien und Wirtschaftsprüfungskanzleien alle Anforderungen an eine zeitgemäße SMARTE Mitarbeiterführung und Ressourcen-Planung um, unabhängig von der üblichen starren Systemumgebung (z.B. Datev, Addison, csPlus, Agenda etc.). TTS Tax Time Solutions verschafft jederzeit – also Real-Time – den Überblick über die Auslastung der Kanzlei und einzelner Mitarbeiter, die zu erledigenden Aufgaben, die Warnung vor drohenden Fristüberschreitungen. TTS Tax Time Solutions erfüllt die Anforderungen an eine Aufgaben-Fristenkontrolle im Sinne eines Frühwarnsystems und Risikomanagementsystems (beides wird u.a. im Rahmen der ISO 9001:2015 gefordert).

Produkttyp: Software

Produktkategorien: Kanzleiorganisation, Rundum-Sorglos-Angebote, Zeitmanagement-Systeme, Unternehmensorganisation, Branchenberatung, Analysewerkzeuge, Management-Informationssysteme, Organisation, Risikomanagement, Qualitätssicherung und Prozessmanagement, Unternehmensanalyse/ -bewertung und -planung

Interview STB-Web: Kanzleiorganisation. Wer hat Lust auf Mehrarbeit? Tax Time Solution im Steuerkanzlei-Alltag

Veröffentlicht am 25.01.2017

Personaleinsatzplanung: Über den Daumen gepeilt oder doch bis ins kleinste Detail?

Veröffentlicht am 17.08.2016 in Kanzleiführung Professionell