Was ist das: Friendly Reminder? Das Feature Friendly Reminder gibt Ihnen einige Tage vor dem eigentlichen Starttermin einer Aufgabe einen deutlichen Warnhinweis. Die Dauer der Vorwarnzeit (in Tagen) bestimmen Sie selbst, entweder bei der Grundanlage von Tätigkeiten oder bei der konkreten Planung eines Projekts, das Sie für besonders wichtig halten. Daraus folgt im Übrigen, dass für „normale“ Aufgaben, die man ohnehin im Griff hat, der Friendly Reminder nicht zum Einsatz kommen sollte.
Mit Mandanten können Sie dann frühzeitig absprechen, dass notwendige Unterlagen, Urkunden, Verträge mit Dritten bereitgestellt werden. Besonders wichtig ist, dass die für die Anwesenheit zum Starttermin zwingend notwendigen Ansprechpartner frühzeitig INFORMIERT sind, um sicherzustellen, dass die im Kick-Off-Meeting präsent sind! Über das TTS-Nachrichtensystem informieren Sie alle an einem geplanten Projekt beteiligte Mitarbeiter und Kollegen (auch in Niederlassungen, Homeoffice etc.) über alle wesentlichen Vorbereitungen für einen reibungslosen Start. Rechtzeitig bis zum eigentlichen Starttermin könnten das zum Beispiel folgende Aktivitäten sein: Durch die Vorwarnzeit haben Sie außerdem ausreichend Zeit, auf Wunsch oder mit Zustimmung Ihres Mandanten Kontakt aufnehmen mit allen anderen involvierten
Sicher nicht regelmäßig, aber doch nicht ganz selten kommt es vor, dass der Mandant – aus welchen Gründen auch immer – den vielleicht vor Wochen oder Monaten fest vereinbarten Termin verschieben muss. Ohne den Friendly Reminder wären Sie vielleicht nicht auf die Idee gekommen, beim Mandanten anzurufen, um nochmal an den Starttermin zu erinnern. „Ich habe ganz vergessen, Sie zu informieren, dass wir noch nicht prüfungsbereit sind. Unser Chefbuchhalter war lange krank!“ So oder so ähnlich könnte Ihr Mandant auf Ihren Anruf reagieren. Und dann? Durch die Aktivierung des Friendly Reminder stellen Sie frühestmöglich sicher, dass solchen „bösen Überraschungen“, die für die effiziente Bearbeitung einer Aufgabe (= Projekt) hinderlich sind, möglichst stressfrei begegnet werden kann. Aber nicht nur das! Aus der Terminverschiebung resultierende drohende Terminkollisionen können frühzeitig vermieden werden. Beispiel: Je früher das – aufgrund der Vorwarnung durch den Friendly Reminder – geschieht, je größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass andere wichtige termingebundene Aufgaben (oder Urlaub, Weiterbildungsmaßnahmen etc.) involvierter Mitarbeiter zu zeitaufwendigen und stressigem Suchen nach Alternativen führen.
Mit dem Friendly Reminder beugen Sie Überraschungen vor
Was löst der Friendly Reminder aus
Beratern und Dienstleistern (Banker, Notare, Versicherungsmakler, Grundstücksverwalter etc.)
Was ist zu tun, wenn der Mandant Ihren Starttermin verschieben muss?
Der Starttermin für die Erstellung/Prüfung eines Jahresabschlusses ist der 23.09.2019. Fünf Mitarbeiter (Prüfungsleiter, Prüfer, zwei Prüfungsassistenten und ein Werkstudent) wurden für mehrere Wochen – mit Unterbrechungen – gemeinsam oder zeitversetzt fest geplant.
Eine Verschiebung seitens des Mandanten, – aus welchen Gründen auch immer – des geplanten Starttermins (23.09.) beispielsweise auf den 15.10. kann mit 1(!) Mausklick für alle involvierten Mitarbeiter automatisch umgeplant werden. Das gilt sowohl für den Starttermin der 1. Teilaufgabe als für alle folgenden Start- und Fristtermine.