Vorbehalte gegenüber Veränderungen #3 – "Wir dürfen unsere Mitarbeiter nicht überfordern."

Vorurteile, Irrtümer, Missverständnisse und der Mut zu Veränderungen

Wir alle kennen das! Wir Steuerberater und Wirtschaftsprüfer wollen doch irgendwie alle das Gleiche:

• Digitalisierung der technischen Abläufe,
• einen modernen, teamorientieren Führungsstil und
• motivierte und zufriedene Mitarbeiter,

mit dem Ziel unsere betriebswirtschaftlichen Ergebnisse zu verbessern und unsere Kanzleien zukunftssicher zu gestalten.

Die 5 größten Vorbehalte gegenüber Veränderungen

1. Unser Steuer-Software-Anbieter regelt das doch
2. Was uns selbst DATEV nicht anbietet – kann auch kein anderer
3. Wir dürfen unsere Mitarbeiter nicht überfordern
4. Wir haben im Moment keine Zeit für Neues
5. Die Kosten für weitere Planungstools sind uns zu hoch

Diese Aussagen hören wir immer wieder. Vielleicht haben auch Sie einen dieser Sätze schon mal verwendet oder gedacht. Wir laden Sie herzlich zu einem persönlichen Gespräch ein, um alle Irrtümer und offenen Fragen zu klären. Rufen Sie uns unter der +49 (2224) 97 147 – 60 an oder schreiben Sie uns eine E-Mail an support@businesstimesolutions.de

Einhellig ist in Gesprächen mit Kollegen – unseren Kunden – festzustellen, dass eines unbestreitbar ist: Die Zeiten für Steuerberater und Ihre Mitarbeiter werden schwieriger. Als Folge der Digitalisierung wird die Verlagerung von traditionellen Brot-und-Butter-Aufgaben in die Mandantenunternehmen oder an andere Dienstleister nicht aufzuhalten sein. Vorbehaltsaufgaben für Steuerberater werden wegfallen. Die Steuerberatervergütungsverordnung wird langfristig keine Garantie für gesicherte Einkommen sein.

Planung mit System

Nach meiner Auffassung werden Steuerkanzleien zukünftig mehr als in der Vergangenheit nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen geführt werden müssen. Das setzt in erster Linie einen Mitarbeitereinsatz nach Plan voraus. Die Zeiten, in denen jeder Mitarbeiter mit individuellen Excellisten plant, sollten der Vergangenheit angehören.

Können Sie, liebe Kolleginnen und Kollegen, sich vorstellen, dass ein etwas größerer Handwerks- oder Industriebetrieb ohne eine funktionierende Mitarbeiter-Zeiteinsatzplanung wirtschaftlich erfolgreich arbeitet? Ich höre schon den einen oder anderen von Ihnen mit der Feststellung: Bei unseren Handwerkern ist das genauso, Planung auf dem Notizblock, Zusammensetzung von Teams nach dem Zufallsprinzip, Kunden, die am lautesten schreien, werden zuerst bedient …

Diese Beispiele von sicher nicht besonders erfolgreichen Unternehmern sollten doch kein Vorbild für uns sein, oder?

Gelegentlich hören wir als Grund, als vernünftig erkannte Veränderungen in die Tat umzusetzen:

„Wir wollen unsere Mitarbeiter nicht überfordern! Man hat sich so an das Planen mit Excel gewöhnt. Eine Umstellung auf ein Kanzleiplanungs-Tool können wir unseren Mitarbeitern nicht zumuten! Selbst eine Minute Zeitaufwand pro Tag/Mitarbeiter ist nicht vermittelbar.“

„TTS zu kompliziert“: Das kann ich so nicht gelten lassen. Jeder von uns arbeitet heute bereits digital, vielleicht noch nicht vollumfänglich, aber Office, Outlook und Co. können wir alle bedienen. TTS funktioniert mindestens genauso intuitiv und lässt sich ebenso leicht handhaben. Außerdem: Bei der Implementierung von TTS gibt es Nutzerschulungen und Einzelanwenderschulungen – alleingelassen wird niemand. Schon zu Beginn der Implementierung planen die Kundenkanzleien mit dem BTS-Team, wie das Schulungsprogramm aussieht. Die Anwender sind übrigens jedes Mal überrascht, wie einfach TTS zu handlen ist.

„Gewohnte Arbeitsprozesse werden gestört und neue müssen erst mühsam erlernt werden.“
Ja, manche Dinge ändern sich. Aber nicht unbedingt zum Schlechteren, im Gegenteil! Wer schafft es denn, in wenigen Sekunden einen komplexen Überblick über die eigene Arbeitsplanung zu bekommen. Mit TTS geht das per Mausklick. Auf diese Art spart man enorm viel Zeit. Das heißt: TTS optimiert lediglich die Arbeitsweise, die Arbeitsprozesse bleiben in der Essenz jedoch die gleichen.

Tatsächlich? Oder eine Schutzbehauptung ?

Ist es wirklich unzumutbar, von Mitarbeitern zu erwarten, dass sie Sinn und Zweck einer strukturierten und intelligenten Planung ihrer eigenen Arbeits- und Aufgabenbereiche erkennen und nutzen? Anders formuliert: Kommt es nicht gelegentlich einer Bankrotterklärung gleich, wenn

• alles so bleibt, wie es ist?
• notwendige Veränderungen nicht umgesetzt werden?
• organisatorische Missstände als alternativlos betrachtet werden?

Gerade TTS bietet für Mitarbeiter alle Chancen, ihre Aufgaben eigenverantwortlich mitzugestalten.

Wenn Widerstände gegen ein Planungs-Tool bei genauer Betrachtung real begründet wären, wie sollte man dann von diesen Mitarbeitern erwarten,

• dass sie die Interessen der Kanzleien gegenüber Mandanten vertreten?
• dass sie die Interessen der Mandanten gegenüber dem Finanzamt etc. vertreten?
• dass sie Mandanten betriebswirtschaftlich beraten, wenn sie selbst eine unternehmerische Denk- und Arbeitsweise in der Kanzlei vermissen lassen?
• dass sie die ohnehin anstehenden Veränderungen aufgrund der Digitalisierung mitgehen?

wenn eine moderne Planung Ihrer persönlichen Organisation nicht verstanden wird?

Meine Erfahrung aus vielen Kundengesprächen:

Im Wesentlichen sind es regelmäßig weniger qualifizierte Mitarbeiter/innen und solche, die – aus welchen Gründen auch immer – von Kanzleichefs als unantastbar angesehen werden! Im Zweifel muss man sich auch mal von Nicht-Lernwilligen und/oder -Fähigen trennen.

Mein Fazit:

1. Die Einführung eines modernen Planungstools in der der Steuerkanzlei ist alternativlos!
2. Widerstände seitens Mitarbeiter beruhen auf Missverständnissen und Irrtümern. Sie sollten mit Empathie und guten Argumenten entkräftet werden.
3. Kanzleichefs sollten mit gutem Beispiel vorangehen. Gerade im Bereich der Kanzleiführungen berichten uns TTS-Nutzer, wie man intelligent neben der Planung konkreter Aufgaben für Mandanten administrative Projekte, Marketing- und/oder Mitarbeiter-Entwicklungsarbeiten sinnvoll planen kann.

Schauen Sie doch mal hier: Nur wer selbst plant, genießt Vertrauen bei seinen Mandanten

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Die anderen Vorbehalte

1. Unser Steuer-Software-Anbieter regelt das doch
2. Was uns selbst DATEV nicht anbietet – kann auch kein anderer
3. Wir dürfen unsere Mitarbeiter nicht überfordern
4. Wir haben im Moment keine Zeit für Neues
5. Die Kosten für weitere Planungstools sind uns zu hoch