Ressourcen Management dient der Anpassungsfähigkeit einer modernen Steuerkanzlei
Eine typische Steuerkanzlei, die eine weitestgehend unternehmerische Klientel hat, muss mit ihren vorhandenen Ressourcen permanent monatliche Serienaufträge wie Lohn- und Finanzbuchhaltung, sowie jährlich wiederkehrende Einzelaufträge in Form der Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen möglichst effizient erledigen. Hinzu kommen externe und interne Störfaktoren, die eine einmal vorgenommene Jahresplanung, das ist die vorzufindende „Regel-Planung“, meist unerwartet und mehrfach „boykottieren“.
In einer zunehmend dynamischen Umwelt einer Steuerkanzlei, die sich immer stärker digitalisiert und die Mandanten nicht mehr alles „hinnehmen“, kommt eine nicht systemisch organisierte Steuerkanzlei dadurch durchaus in Bedrängnis, kann sogar sicher gewähnte Marktanteile an den besser organisierten Mitbewerber verlieren. Die Steuerberaterbranche befindet sich nämlich im Umbruch und über Jahrzehnte bewährte Strukturen sind innerhalb kürzester Zeit zum größten Risikofaktor einer Steuerkanzlei geworden. Nichts ist mehr sicher, auch nicht mehr die Honorare.
Digitale Systeme, Liberalisierungsdruck seitens der EU was den Berufsstand des Steuerberaters anbelangt und wendige FINTECH Lösungen nehmen das Standardgeschäft eines typischen Steuerberaters ins Visier. Nichts ist mehr sicher!
Grotesker Weise haben das die große IT Dienstleister für den Steuerberater zu spät oder immer noch nicht erkannt. Keines der typischen Systeme ist derzeit in der Lage, Lösungen zu schaffen, die es einer Steuerkanzlei ermöglichen „vorwärts zu planen“. Die Lösung des Problems des Ressourcen Dilemmas des „magischen Vierecks“ aus
Mitarbeiter,
Zeit,
Mandant,
und Auftag
hat bisher keines der Steuerberater-Systeme im Griff. Dort setzt man auf „Bewährtes“, indem man generell in einer kleinteiligen Welt rückwärts orientiert agiert und das Ganze dann auch noch als Kanzleiorganisation oder Kanzlei-Controlling bezeichnet.
Rückwärts-Organisieren passt aber nicht mehr in unsere disruptive Welt.
Heutzutage zählt technischer Darwinismus, wobei hier der Sieg vom Stärkeren, sondern von dem ausgeht, der in der Lage ist, sich schnell und flexibel auf eine sich schnell und sich ständig verändernde Umwelt durch smarte Anpassungsmaßnahmen einstellen zu können.
Das Software Unternehmen Business Time Solutions mit seinen Experten aus der Steuerberatung und der IT hat sich vor drei Jahren dieses Problems angenommen und eine revolutionäre Software für das Ressourcen-Management einer typischen Steuerkanzlei entwickelt, TTS Tax Time Solutions.
TTS ist seit wenigen Wochen im Launch und eine bahnbrechende Lösung, die sich flexibel und smart in vorhandene Lösungen wie DATEV, Addison oder Agenda integriert.
Ressourcen-Management mit TTS ist ein wesentlicher Bereich im Projektmanagement einer innovativen Steuerkanzlei und dient vor allem dazu, Personal und Zeit einzuplanen und das Dilemma des magischen Vierecks zu lösen:
- Freie Ressourcen lassen sich mit TTS schnell identifizieren.
- TTS sorgt für hohe Transparenz darüber, welche Ressourcen wann eingesetzt werden und
- TTS schafft eine einfache und smarte Möglichkeit, Ressourcen umzuplanen und den Überblick über sämtliche Mandanten und deren Aufträge zu bearbeiten.
- Die Mitarbeiter der Steuerkanzlei haben klar definierte Aufgaben und werden nicht überlastet,
- Unterauslastungen werden rechtzeitig erkannt und damit als Produktivitäts-Killer beseitigt.
Wichtig ist natürlich, den Mitarbeitern eigene Planungsverantwortung zu übertragen und mitzuteilen, welchen Mandanten sie zugeordnet sind und welche Aufgaben sie konkret zu erfüllen haben, in einer vorgegebenen Zeit mit ihren individuellen fachlichen Skills und Ressourcen.
Autor dieses BLOG Beitrags:
Diplom-Kaufmann Univ. Dr. Rainer Schenk, PhD.
(Steuerberater bei hofmann & partner und Gast Professor für innovatives Finanzmanagement/FinTech an der LPNU, Dep. Administrative and Financial Management).